Skip to contentSkip to navigation
@

Täytä lomake ja olemme sinuun yhteydessä!x

Kiitos!x

Kiitos viestistäsi!

17.01.2017 - 12:55 Tero Rantaruikka

Tapahtumajärjestäjän paras ystävä

Jos olet joskus järjestänyt yritystapahtumia, tiedät että kutsujen, uusintakutsujen, vahvistusten, muistutusten, kiitosviestien tms. säätäminen vie aikaa. Aikaa jonka käyttäisi mieluummin tapahtuman suunnitteluun ja järjestelyihin. Modernilla markkinoinnilla viestinnän voi helposti automatisoida.

Markkinoinnin automaatio helpottaa tapahtumien markkinoinnissa etenkin kutsu- ja viestintäprosessin luomista ja hallintaa. Automaatiolla monimutkaistenkin kohderyhmien luominen on helppoa, jos tietokanta on ajan tasalla ja CRM:n asiakastiedot intergroituvat järjestelmään saumattomasti. Sähköpostiviestien, kampanjasivujen ja sähköpostiprosessin luominen on nykytyökaluilla myös helppoa ja nopeaa.

Kohderyhmän valinta

Tapahtuman viestintäprosessi alkaa kohderyhmän valinnasta. Etenkin jos tapahtuman osallistujamäärä on rajallinen, kannattaa paikalle kutsua tapahtuman tavoitteen kannalta olennaisimmat henkilöt. Esimerkiksi pääkaupunkiseudulla toimivien, vähintään 10 miljoonaa vaihtavien IT-yritysten tekniset päälliköt, jotka ovat eivät vielä ole asiakkaita, mutta ovat olleet vuoden aikana kiinnostuneita yrityksemme tuotteista ja palveluista. Tapahtumaan ei haluta kutsua kontakteja, jotka ovat jo vierailleet useamman kerran aiemmissa tapahtumissa, mutta eivät ole osoittaneet ostohaluja.

Markkinoinnin automaatiolla yllä kuvattu kohderyhmä luodaan ajamalla ristiin kontaktin tiedot (toimiala, sijainti, liikevaihto, titteli), CRM-tiedot (liidistatus, asiakkuus) ja kontaktin aktiivisuustiedot (vieraillut nettisivuilla vuoden aikana vähintään kolme kertaa). Kohderyhmästä suljetaan pois kontaktit jotka ovat osallistuneet kolmeen aiempaan tapahtumaan, mutta jotka eivät ole tämän ajan kuluessa konvertoituneet liidiksi.

Markkinoinnin automaatiolla kuvatun kaltaisen kohderyhmän luomiseen kuluu noin vartti.

Kampanjamateriaalien luominen

Seuraavaksi luomme tapahtumalle ilmoittautumissivun ja sähköpostit. Sivun luominen onnistuu helposti valmiista pohjasta. Riittää kun sivulle lisätään uuden tapahtuman tekstit ja kuvat. Tämän jälkeen luodaan ilmoittautumislomake, jolle lisätään ilmoittautumisen kiitosviesti ja tapahtuman ilmoittautumislistat. Mikäli tapahtuma järjestetään usein, voidaan luonnollisesti käyttää samaa ilmoittautumissivua ja lomaketta. Käytössä olevalle sivulle vain päivitetään vain uuden tapahtuman tiedot ja lomakkeelle uusi kiitosviesti ja lista, jolle uuteen tapahtumaan ilmoittautuneet lisätään.

Sähköpostit luodaan nopeimmin valmiista pohjista. Seuraavat sähköpostit kuuluvat esimerkin mukaiseen tapahtumakampanjaan.

  • Kutsuviesti
  • Muistutusviesti ei-ilmoittautuneille
  • Viikkoa ennen lähetettävä muistutus ilmoittautuneille
  • Päivää ennen lähetettävä tekstiviesti ilmoittautuneille
  • Kiitosviestit osallistuneille, peruneille ja paikalle saapumattomille

Ilmoittautuneiden viesteihin lisätään linkki, jonka kautta voi perua osallistumisensa yhdellä klikkauksella. Tekstiviestissä osallistumisen voi perua vastaamalla viestiin.

Kampanjamateriaalien rakentamiseen valmiista pohjista kuluu aikaa noin pari tuntia.

Kampanjan luominen

Ja nyt alkaa varsinaisen automaatiprosessin luominen. Automaatiotyökalulla luodaan automaattinen tapahtumakampanja, joka käynnistyessään hoitaa koko prosessin ensimmäisestä kutsusta kiitosviesteihin. Esimerkkin Eloquan prosessi.

Klikkaa kuvaa suurentaaksesi

Kuvan mukainen kampanja tekee seuraavat toimenpiteet.

  1. Lähettää ensimmäisen kutsun valitulle kohderyhmälle
  2. Lähettää kiitosviestin ilmoittautuneille
  3. Viikon kuluttua lähettää uuden kutsun niille, jotka eivät ole ilmoittautuneet
  4. Viikko ennen tapahtumaa lähettää muistutuksen ilmoittautuneille, mahdollisuudella perua
  5. Päivää ennen tapahtumaa lähettää tekstiviestin ilmoittautuneille, jotka eivät ole peruneet
  6. Tapahtuman jälkeen lähettää kiitosviestin osallistuneille sekä ”Ikävä että et päässyt paikalle” viestin peruneille ja ei-saapuneille.

Kun kampanjakohderyhmä, sähköpostit ja kampanjasivu ovat valmiit, kuvan mukaisen kampanjan luomiseen kuluu pienellä harjoittelulla noin vartti. Tämän jälkeen kampanja on valmis käynnistettäväksi. Kampanjan pyörittäminen ei vaadi excel-jumppaa tai manuaalista kutsujen lähettelyä. Kaikki sujuu automaattisesti ja tapahtuman koordinoija voi keskittyä itse tapahtumaan liittyviin töihin.

Jokeri

ID BBN on kehittänyt tapahtumien hallintaan oman Eloquaan intergroituvan työkalun. Työkalun avulla tapahtuman järjestäjä voi kirjata tapahtumaan saapuneet helposti vaikka tabletilla tai puhelimella. Työkalu käy noutamassa ilmoittautuneiden listan Eloquasta ja lisää tapahtumaan saapuneet osallistuneiden listalle. Tapahtuman alettua jäljelle jääneet voidaan kirjata ei-saapuneiden listalle yhdellä napautuksella.

Työkalu mahdollistaa osallistuneiden lisäämisen tapahtuman aikana pyöriviin kampanjoihin, joissa voidaan lähettää vaikkapa tekstiviestillä tervetuloviestejä, kyselyitä tai äänestyksiä. Järjestelmä mahdollistaa myös kiitosviestin lähettämisen välittömästi tapahtuman jälkeen.

Tilaa ID BBN:n uutiskirje

Kehity mainostajana ja markkinoijana. Tilaa ID BBN:n uutiskirje ja pysyt ajan tasalla modernista markkinoinnista!

Kiitos!

Rekisteröinti onnistui.

About meTero Rantaruikka

Digitaalisen markkinoinnin sekatyömies ja automaatiokampanjoiden Yoda Tero kirjoittaa mieluiten markkinoinnin automaation Voimasta ja kuinka Voimaa voi käyttää päivittäisissä kampanjoissa. Vapaa-ajalla Tero hengaa jazz-klubeilla, levittää polkupyöräilyn ilosanomaa ja öljyää partaansa.

Asiakkaan matka - lataa opas

Millainen on sinun asiakkaasi matka?

“Opi tuntemaan asiakkaasi ja kuljettamaan häntä tuntemattomasta nettikontaktista ostavaksi asiakkaaksi"